個人情報取扱規程

第１条（目的）
　この規定は、青森市ＰＴＡ連合会 (以下、「本会」という)が保有する個人情報の適正な取り扱いと活動の円滑な運営を図るため、個人の権利・利益を保護することを目的に、PTA役員名簿・会員名簿・行事などの記録や写真及びその他の個人情報データベース（以下、「個人情報データベース」という）の取扱いについて定めるものとする。

第２条（責務）
　本会は、個人情報保護に関する法令を遵守するとともに、本会が実施するＰＴＡ活動において個人情報の保護に努めるものとする。

第３条（管理者）
　本会における個人情報データベースの管理者は、会長とする。

第４条（取扱者）
　本会における個人情報データベース取扱者は、会長、副会長、監事、事務局長、事務局次長、事務局員、委員長、顧問、参与とする。

第５条（秘密保持義務）
　個人情報データベースの管理者・取扱者は、会務上知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。その職を退いた後も同様とする。

第６条（収集方法）
　本会は、個人情報を収集するときは、あらかじめその個人情報の利用目的を決め、本人に明示する。

第７条（周知）
　個人情報取り扱いの方法は、総会資料や広報誌、ホームページ等で会員に周知する。

第８条（利用）
　取得した個人情報は、次の目的に沿った利用を行うものとする。
　(１)ＰＴＡ会費の集金業務、管理業務
　(２)文書の送付
　(３)会務遂行に必要な名簿の作成
　(４)関係機関への情報提供を含む会員からの問い合わせや依頼への対応
　(５)広報誌、本会サイトへの掲載

第９条（利用目的による制限）
　本会はあらかじめ本人の同意を得ないで、前条により規定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。

第10条（管理）
　個人情報は管理者又は取扱者が保管するものとし、適正に管理する。また、不要となった個人情報は適正かつ速やかに廃棄するものとする。

第11条（保管及び持ち出し等）
　個人情報データベース、個人データを取り扱う電子機器等については、ウィルス対策ソフトを入れるなど適切な状態で保管することとする。また、持ち出す場合は、電子メールでの送付も含め、ファイルにパスワードをかけるなど適切に行うこととする。

第12条（第三者提供の制限）
　収集した個人情報は次にあげる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に提供してはならない。
　(１)法令に基づく場合
　(２)人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合
　(３)公衆衛生の向上または児童・生徒の健全育成の推進に必要がある場合
　(４)国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令を定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合

第13条（情報の開示）
　本会は、本人から個人情報の開示、利用停止、追加、削除を求められたときは、法令に沿ってこれに応じる。

第14条（漏えい時等の対応）
　個人情報データベースを漏えい等(紛失含む)したおそれがあることを把握した会員は、直ちに管理者に報告する。

2 管理者は前項による報告内容を調査し、違反の事実が判明した場合は遅滞なく関係部門に適切な処置をとるよう指示する。

第15条（研修）
　本会は、本会役員に対して、定期的に、個人情報データベースの取り扱いに関する留意事項について、研修もしくは情報提供を行うものとする。

第16条（苦情の処理）
　本会は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。

附則
本規程は、令和4年8月1日より施行する。